Еще раз о совещаниях

Немного copy-paste в честь праздника:

Черные обезьяны живут на плантации. Основное желание черных обезьян – это стать белой обезьяной, не собирать бананы, не жить на плантации и не разговаривать с другими черными обезьянами. Чем меньше бананов собирает черная обезьяна, тем больше она гордится этим и демонстрирует другим черным обезьянам: «Смотрите, какая я белая!». Многие черные обезьяны в это верят и тоже стремятся собирать поменьше бананов.

Когда ситуация разрастается и это начинает угрожать общему сбору бананов, то тут-то и нужна белая обезьяна: ведь только она может напомнить зарвавшимся черным обезьянам, что они черные. Черных обезьян приглашают собраться вместе и обсуждать вопросы сбора бананов на языке белых обезьян и под их присмотром. Соблюдая правила, черные обезьяны должны убедить друг друга в необходимости дружно собирать еще больше бананов.

Они долго толкут воду в ступе, и так как черные обезьяны никогда не могут договориться друг с другом ибо каждая черная обезьяна норовит считать себя белой обезьяной, то настоящая белая обезьяна говорит им: «Хватит ругаться. А теперь идите и собирайте бананы!». И тут все вдруг становится на свои места: черные обезьяны уходят на плантацию, еще больше ненавидя друг друга, а белая обезьяна остается довольной сидеть на дереве, в очередной раз удостоверив свою белизну.

По материалам сайта Повадки Обезьян

Совещания - нет предела совершенству

Еще одна небольшая рекомендация по проведению эффективных совещаний.

К каждому очередному совещанию, посвященному ходу выполнения какого-либо проекта необходимо тщательно готовиться. Кроме обычно рекомендуемой подготовки повестки до начала совещания каждому его участнику необходимо составить так называемый OTR (Open Task Report), т.е. отчет о незавершенной работе.

В OTR должны быть перечислены все задачи, которые необходимо было выполнить, но которые по разным причинам не были выполнены, а также задачи, запланированные на два следующих отчетных периода. Отчетным периодом обычно принимается промежуток времени между двумя последовательными совещаниями по данному проекту.

Обычно нужно планировать задачи так, чтобы решение предыдущего совещания выполнялось в течение не более двух отчетных периодов. Т.е. при постановке задачи статус ее выполнения равен 0%. На следующем совещании – 50% или 100%. А на втором совещании задача должна быть выполнена. В противном случае она попадает в OTR члена команды, ответственного за ее выполнение.

Что дает использование OTR. По моему скромному мнению главные преимущества такого инструмента состоят в следующем:

1. Облегчается проведение совещания и его подготовка. В повестку дня вносятся все вопросы, решения по которым требуют принятия соответствующих мер.

2. Исполнители более ответственно относятся к поставленным задачам. Регулярная отчетность вынуждает их более серьезно готовится к совещаниям и стараться не оставлять за собой открытых вопросов.

_____

Внимание! Продолжается мой первый конкурс, небольшим призом в котором будут короткие обзоры блогов-участников. Первые претенденты уже зарегистрировались. Подробности акции здесь. Чем она отличается от простого обмена ссылками? Да тем, что я опубликую не просто ссылку, а маленький обзор вашего блога. Обзоры начну публиковать сразу после ее окончания, т.е. в марте.

Артем Майнас снова в строю и его вечный русский эксперимент продолжается. Самая очаровательная блондинка интернета предлагает быть все время рядом. Каждое утро начинается с чтения двух известных разделов на этом сайте. Неплохая подборка про RSS от Евгения Кузьмина. Я играю в Blogowar.ru, чего и вам советую.

Неформальные совещания

Продолжая тему, начатую здесь, рассмотрим вопрос эффективного проведения неформальных совещаний.

Как обычно проходит неформальное совещание? Обычно его участники заранее согласовывают по телефону или электронной почте цель встречи, рассматриваемые вопросы, удобные место и время встречи. На неформальные совещания участники приходят не только с проблемами, требующими решения, но и с вариантами как это можно сделать. Присутствующие на неформальном совещании стараются не отвлекаться на телефонные разговоры. Решения принимаются, как и на обычном совещании, с четким указанием мер и сроков исполнения. Время неформального совещания существенно меньше, чем для классического совещания.

Это была усредненная картина типичного неформального совещания. Однако с точки зрения вашей личной эффективности его можно провести еще более успешно. Вот только некоторые из простых советов как это сделать:

1. Практикуйте метод управления "путем обхода", т.е. сами приходите к своим сотрудникам или коллегам. Это позволит вам избежать отвлечения от своей работы, кроме того вы сможете видеть все своими глазами и поддерживать контакт.

2. Приходите в офис к тем, с кем вы встречаетесь, а не принимайте их у себя. В этом случае вы всегда можете сами решать, когда пора уходить.

3. Стойте - в случае неформального совещания сидение может затянуть этот процесс на неопределенное время.

RSS фид моего блога

Наука о совещаниях

Закон Мэрфи. Наука о совещаниях (избранное):
1. Эффективность совещания обратно пропорциональна числу
участников и затраченному времени.
2. Чем меньше удовольствия вы испытываете от присутствия на совещании, тем больше вероятность того, что вам придется в нем участвовать.
3. Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы.
4. Когда нет необходимости принимать решение, необходимо не принимать его.
5. Никогда не спорьте с дураком - люди могут не заметить между вами разницы.
6. Кто кричит громче всех, тому и дают слово.
7. Хочешь жить в согласии - соглашайся!
А если серьезно - рекомендации по эффективному проведению совещаний здесь.

RSS фид моего блога

Эффективное совещание

Совещания – в моей практике они обычно выполняли функцию пожирателей времени, полностью соответствуя известному принципу Парето (80% из них были абсолютно неэффективны с точки зрения принятия каких-либо решений). Анализируя свои ошибки и ошибки других менеджеров, организовывавших совещания, и изучая специальную литературу, мне удалось сделать некоторые обобщающие выводы. Надеюсь, что они помогут и вам.

Итак, вот основные рекомендации по планированию и проведению совещаний:

1. Если вы – организатор совещания, подумайте о его необходимости. Можно ли заменить официальное совещание неформальным общением с коллегами? Нельзя ли решить вопрос по телефону, с помощью электронной почты или конференц-связи?

2. Приглашайте только нужных людей и отпускайте их по мере необходимости. Не приглашайте коллег по-традиции, боясь обидеть их невниманием. Напротив, не отнимая время коллег, вы только демонстрируете им свое уважение.

3. Регулируйте время. Время начала совещания должно быть неприкосновенным и являться обязательным для всех участников, независимо от их статуса. Начинайте минута в минуту. Дождаться кого-то из вежливости менее выгодно, чем начать совещание строго в установленное время.

4. Установите лимит времени на совещание. Наиболее эффективными являются совещания, длящиеся не более 55 минут. Вопрос не только в том, что дольше высидеть без перерыва сложно, но и в том, что таким образом каждому участнику гарантируется возврат на свое рабочее место в конце одного и того же часа. Срабатывает психологический прием, аналогичный ценнику в $9,99.

5. Планируйте начало совещания таким образом, чтобы закончить его до обеденного перерыва или окончания рабочего дня. Никому не нужно, чтобы внимание собравшихся было приковано к стрелкам часов, а мысли были заняты совсем не обсуждаемыми вопросами.

6. Заканчивайте совещание вовремя. Люди быстро привыкнут к этому, что обеспечит их более активное участие в последующих совещаниях.

7. Повестка должна быть конкретной. Укажите в ней основные вопросы, наиболее важные из которых поставьте первыми. Запланируйте в повестке время на РАЗНОЕ (приветствие, прощание, вопросы с мест, объявления общего плана и т.п.).

8. Не поленитесь подготовить повестку самостоятельно и разослать участникам заранее (люди должны готовиться к совещанию, а не приходить на него, чтобы отсидеть для галочки). По возможности старайтесь раздать копии повестки за 24 часа до начала совещания. Помните, повестка раздается не для ее одобрения или изменения участниками, а для предупреждения о тематике совещания.

9. Обсуждайте только пункты повестки. Каждый вопрос обсуждайте отдельно. Не отвлекайтесь на вопросы, которые не отражены в повестке и могут потребовать дополнительного времени на их обсуждение. Если вопросы являются важными, то лучше запланировать для них отдельную встречу.

10. Протокол совещания. Не теряйте много времени на его подготовку. Сократите протокол до короткого изложения принятых решений с указанием ответственных исполнителей и сроков. Разошлите протокол в течение 24 часов после проведения совещания.

Не могу сказать, что мне всегда удается применять эти правила. Но следование даже некоторым из приведенных рекомендаций существенно облегчает мою работу и сокращает непродуктивные потери времени. Попробуйте сами, и результат не заставит себя ждать.

Кстати, в сети можно найти бесконечное множество тренингов, обещающих научить вас эффективно проводить совещания. Поверьте – это такие же бесполезные пожиратели времени, как и 80% совещаний в вашей жизни. Потратьте свои деньги и время на что-то более полезное.

Хотите узнать больше - подпишитесь на RSS фид моего блога