Больше или меньше?

В свое время многие компании во главе с известной всем IBM прошли через увлечение тщательным документированием всех своих бизнес-процессов и оформлением их в виде внутренних стандартов, процедур, инструкций и правил. Если вы и ваша компания имеете намерение получить заветный сертификат ИСО9001, то подготовить свою толстую пачку бумажек вам также придется.

При формальном подходе такая пачка будет просто красивой витриной, предъявляемой очередным аудиторам и ее содержание будет известно только одному лишь уполномоченному по вопросам качеству в вашей компании. Для остальных – это будет только обузой, которую при малейшей возможности все будут игнорировать. И с удовольствием говорить на совещаниях, что до них не довели последние корректировки.

При неформальном подходе все РЕАЛЬНО работают согласно тому, что написано в документации системы менеджмента качества. Но тут есть одно «Но» (простите за тавтологию). Ведь сегодня бизнес-процессы меняются настолько оперативно, что для внесения изменений в документацию и поддержание ее в актуальном виде может потребоваться целый отдел. А при «творческой» работе остальных отделов они всегда будут идти на шаг впереди бумаг, и документация всегда будет отставать от реальности.

Где же выход? Очевидно, что бизнес-процессы необходимо документировать. Возвращаясь к опыту упомянутой вначале компании IBM, предлагаю один из путей решения этого вопроса. В свое время IBM приняла решение минимизировать объем информации представленной в каждой из инструкций. На практике желательно ограничить каждый из документов объемом не более 3 страниц формата А4.

Кроме того у каждого документа должен быть свой "хозяин", т.е. человек, который отвечает за актуальность конкретного документа и его рассылку заинтересованным лицам. Срок внесения изменений должен ограничиваться 1-3 рабочими дням (для трехстраничного документа это вполне реальная норма). Недопустимо, чтобы все документы готовились одним человеком, отвечающим в компании за функционирование системы менеджмента качества, и спускались исполнителям «сверху».

Сегодня в мире корпоративных сетей и Интернет нет никакой проблемы организовать единое цифровое хранилище всей документации компании, которая будет доступна всем заинтересованным лицам. И нет никакой проблемы перевести документы в статус «Только электронная версия является актуальной» и требовать проверку последней электронной версии документа перед началом работы. Такая организация документооборота исключает вопросы о неознакомлении сотрудников с изменениями. Как говорится, незнание закона не освобождает от ответственности.

Есть еще ряд рекомендаций по организации ведения документооборота системы менеджмента качества. О них мы еще поговорим позже. А пока можно отметить только то, что при организации документооборота следует увязывать в единую систему не только вопросы стандартов качества, но и технологическую и конструкторскую документацию, бухгалтерскую и финансовую документацию и т.п. Главное, правильно разграничивать уровни доступа сотрудников к конкретной информации.
_____

А что делать с электронной почтой? Интересный вариант и его обсуждение.

Внимание! Заканчивается мой первый конкурс, небольшим призом в котором будут короткие обзоры блогов-участников, которые я начну публиковать в начале марта.

Рабочий стол как элемент вашего имиджа

Чтобы добиться высоких результатов в работе, сделать карьеру и повысить личную эффективность нужно прилагать определенные усилия. Ваш внешний вид и облик вашего офиса должны отражать оспех.
Важным компонентом внешнего впечатления является письменный стол. Как освободить его? Вот некоторые советы:
1. Не оставляйте на столе никаких бумаг, когда уходите.
2. Не выкладывайте больше бумаг, чем это нужно для решения текущей задачи.
3. Не оставляйте бумаги неразобранными.
4. Выбрасывайте ненужную информацию.
5. Не позволяйте бумагам накапливаться.
6. Отложите в отдельную папку или стопку бумаги, которые требуют внимательного изучения.
7. Организуйте личный архив.
Приведенные советы не являются великим открытием, но помогут сформировать необходимый вам имидж и позитивно повлияют на способность решать важные задачи. Успехов в ваших начинаниях!

RSS фид моего блога

Личный архив - как его сократить?

Несколько советов, как сократить свой личный архив деловых бумаг:
- используйте корзину для мусора;
- храните только адрес/телефон;
- пользуйтесь централизованными базами данных;
- храните корреспонденцию в хронологическом порядке;
- толстые доклады держите отдельно;
- используйте разделительные вставки;
- проводите чистки и сдавайте в архив
- или выбрасывайте.

Хотите знать больше - подпишитесь на RSS фид моего блога