Больше или меньше?

В свое время многие компании во главе с известной всем IBM прошли через увлечение тщательным документированием всех своих бизнес-процессов и оформлением их в виде внутренних стандартов, процедур, инструкций и правил. Если вы и ваша компания имеете намерение получить заветный сертификат ИСО9001, то подготовить свою толстую пачку бумажек вам также придется.

При формальном подходе такая пачка будет просто красивой витриной, предъявляемой очередным аудиторам и ее содержание будет известно только одному лишь уполномоченному по вопросам качеству в вашей компании. Для остальных – это будет только обузой, которую при малейшей возможности все будут игнорировать. И с удовольствием говорить на совещаниях, что до них не довели последние корректировки.

При неформальном подходе все РЕАЛЬНО работают согласно тому, что написано в документации системы менеджмента качества. Но тут есть одно «Но» (простите за тавтологию). Ведь сегодня бизнес-процессы меняются настолько оперативно, что для внесения изменений в документацию и поддержание ее в актуальном виде может потребоваться целый отдел. А при «творческой» работе остальных отделов они всегда будут идти на шаг впереди бумаг, и документация всегда будет отставать от реальности.

Где же выход? Очевидно, что бизнес-процессы необходимо документировать. Возвращаясь к опыту упомянутой вначале компании IBM, предлагаю один из путей решения этого вопроса. В свое время IBM приняла решение минимизировать объем информации представленной в каждой из инструкций. На практике желательно ограничить каждый из документов объемом не более 3 страниц формата А4.

Кроме того у каждого документа должен быть свой "хозяин", т.е. человек, который отвечает за актуальность конкретного документа и его рассылку заинтересованным лицам. Срок внесения изменений должен ограничиваться 1-3 рабочими дням (для трехстраничного документа это вполне реальная норма). Недопустимо, чтобы все документы готовились одним человеком, отвечающим в компании за функционирование системы менеджмента качества, и спускались исполнителям «сверху».

Сегодня в мире корпоративных сетей и Интернет нет никакой проблемы организовать единое цифровое хранилище всей документации компании, которая будет доступна всем заинтересованным лицам. И нет никакой проблемы перевести документы в статус «Только электронная версия является актуальной» и требовать проверку последней электронной версии документа перед началом работы. Такая организация документооборота исключает вопросы о неознакомлении сотрудников с изменениями. Как говорится, незнание закона не освобождает от ответственности.

Есть еще ряд рекомендаций по организации ведения документооборота системы менеджмента качества. О них мы еще поговорим позже. А пока можно отметить только то, что при организации документооборота следует увязывать в единую систему не только вопросы стандартов качества, но и технологическую и конструкторскую документацию, бухгалтерскую и финансовую документацию и т.п. Главное, правильно разграничивать уровни доступа сотрудников к конкретной информации.
_____

А что делать с электронной почтой? Интересный вариант и его обсуждение.

Внимание! Заканчивается мой первый конкурс, небольшим призом в котором будут короткие обзоры блогов-участников, которые я начну публиковать в начале марта.