Эффективное совещание

Совещания – в моей практике они обычно выполняли функцию пожирателей времени, полностью соответствуя известному принципу Парето (80% из них были абсолютно неэффективны с точки зрения принятия каких-либо решений). Анализируя свои ошибки и ошибки других менеджеров, организовывавших совещания, и изучая специальную литературу, мне удалось сделать некоторые обобщающие выводы. Надеюсь, что они помогут и вам.

Итак, вот основные рекомендации по планированию и проведению совещаний:

1. Если вы – организатор совещания, подумайте о его необходимости. Можно ли заменить официальное совещание неформальным общением с коллегами? Нельзя ли решить вопрос по телефону, с помощью электронной почты или конференц-связи?

2. Приглашайте только нужных людей и отпускайте их по мере необходимости. Не приглашайте коллег по-традиции, боясь обидеть их невниманием. Напротив, не отнимая время коллег, вы только демонстрируете им свое уважение.

3. Регулируйте время. Время начала совещания должно быть неприкосновенным и являться обязательным для всех участников, независимо от их статуса. Начинайте минута в минуту. Дождаться кого-то из вежливости менее выгодно, чем начать совещание строго в установленное время.

4. Установите лимит времени на совещание. Наиболее эффективными являются совещания, длящиеся не более 55 минут. Вопрос не только в том, что дольше высидеть без перерыва сложно, но и в том, что таким образом каждому участнику гарантируется возврат на свое рабочее место в конце одного и того же часа. Срабатывает психологический прием, аналогичный ценнику в $9,99.

5. Планируйте начало совещания таким образом, чтобы закончить его до обеденного перерыва или окончания рабочего дня. Никому не нужно, чтобы внимание собравшихся было приковано к стрелкам часов, а мысли были заняты совсем не обсуждаемыми вопросами.

6. Заканчивайте совещание вовремя. Люди быстро привыкнут к этому, что обеспечит их более активное участие в последующих совещаниях.

7. Повестка должна быть конкретной. Укажите в ней основные вопросы, наиболее важные из которых поставьте первыми. Запланируйте в повестке время на РАЗНОЕ (приветствие, прощание, вопросы с мест, объявления общего плана и т.п.).

8. Не поленитесь подготовить повестку самостоятельно и разослать участникам заранее (люди должны готовиться к совещанию, а не приходить на него, чтобы отсидеть для галочки). По возможности старайтесь раздать копии повестки за 24 часа до начала совещания. Помните, повестка раздается не для ее одобрения или изменения участниками, а для предупреждения о тематике совещания.

9. Обсуждайте только пункты повестки. Каждый вопрос обсуждайте отдельно. Не отвлекайтесь на вопросы, которые не отражены в повестке и могут потребовать дополнительного времени на их обсуждение. Если вопросы являются важными, то лучше запланировать для них отдельную встречу.

10. Протокол совещания. Не теряйте много времени на его подготовку. Сократите протокол до короткого изложения принятых решений с указанием ответственных исполнителей и сроков. Разошлите протокол в течение 24 часов после проведения совещания.

Не могу сказать, что мне всегда удается применять эти правила. Но следование даже некоторым из приведенных рекомендаций существенно облегчает мою работу и сокращает непродуктивные потери времени. Попробуйте сами, и результат не заставит себя ждать.

Кстати, в сети можно найти бесконечное множество тренингов, обещающих научить вас эффективно проводить совещания. Поверьте – это такие же бесполезные пожиратели времени, как и 80% совещаний в вашей жизни. Потратьте свои деньги и время на что-то более полезное.

Хотите узнать больше - подпишитесь на RSS фид моего блога